Kişisel verilerin korunması

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

ASYA HIRDAVAT PAZARLAMA SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

1.              GİRİŞ

1.1.        Politikanın Amacı ve Kapsamı

1.     6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu “Asya Hırdavat Pazarlama Sanayi Ticaret Limited Şirketi” Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”), Asya hırdavat Pazarlama Sanayi Ticaret limited Şirketi.’nin (“Asya hırdavat” veya Şirket”) Kanuna uyumluluğunun sağlanmasını ve Şirket tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesini amaçlamaktadır.

Politika, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde Şirket tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede Politika, Şirket tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, Şirket’in işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

Şirket çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar, işbu Politika’nın kapsamında olmayıp, Asya Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ayrıca düzenlenmektedir.

 

Politika’da kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.

 

1.2.        Yürürlük ve Değişiklik

Politika, Şirket tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel versiyonuna Şirket web sitesinden www.asyahirdavat.com ’den erişilebilir.

2.               ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ

3.               FAALİYETLER

·         Personel ve İnsan Kaynakları faaliyetlerinin yürütülmesi sebebiyle kişisel veriler işlenebilmektedir.

·         İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında, kişisel veriler işlenebilmekte ve yetkili kuruluşlar ile ek önlemler alınarak paylaşılabilmektedir.

·         İş başvurularının toplanması sırasında, çalışan adaylarının çeşitli platformlardan elde edilen kişisel verileri toplanabilmekte ise şirket politikalarına uygun olmayan veriler bakımından imha prosedürleri uygulanmaktadır.

·         Personel işe girişlerinin yapılması, özlük dosyalarının oluşturulması sebebiyle çalışanların dışındaki kişi gruplarının da kişisel verileri elde edilebilmektedir.

·         Personel özlük işlerini takibi çeşitli yazılımlar ve hizmet sağlayıcıları aracılığıyla gerçekleştirilmekte ve veriler bu şekilde kayıt altına alınmaktadır.

·         Haberler, organizasyonlar ve etkinliklerin paylaşılması amacıyla şirket dergisi çıkarılmakta, bu dergilerde, ilgili kişilerin onayı ile görsel ve işitsel kayıtlara ilişkin veriler paylaşılabilmektedir.

·         Sözleşmeli avukata iş devredilmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi faaliyetleri kapsamında elde edilen veriler aktarılabilmektedir.

·         E-ticaret faaliyetleri kapsamında,

·         Pazar yerleri müşterileri üzerinden siparişlerin alınması, sipariş ile gelen müşteri verilerinin otomatik olarak muhasebe programına işlenmesi sırasında kimlik, iletişim, sipariş tarihi, sipariş tutarı, ürün kodu, ürün adı, kargo koşulu bilgileri elde edilebilmektedir.

·         Pazar yerleri tarafından paylaşılan bilgiler malın teslim faaliyetleri sebebiyle işlenmekte, Lojistik ve Kargo şirketleri ile paylaşılabilmektedir.

·         Web siteleri üzerinden tarayıcı bildirim onayı ile “push notification” sistemi ile kampanyalar hakkında bilgi vermek üzere müşteriye kampanya bilgisi gönderilebilmektedir.

·         Web sitesi üyelik süreçleri, e-mail ve telefonla sms bilgi alma onayı alınması , web sitesi üyesinin sipariş aşamasına geçmesi, siparişi tamamlanması, tüketici ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesi yapılması, Ürün iadesi için müşteri banka bilgilerinin alınması havale bildirim formu ile alınması sırasında kişisel veriler gerekli önlemler ve onaylar alınarak toplanmaktadır.

·         Web sitesi üzerinden çerez politikasında detaylı şekilde açıklanan çerezler toplanmaktadır.

·         Şirket tarafından telefon üzerinden canlı destek sağlanmaktadır.

·         Mobil uygulamalar üzerinden bildirim izni alınarak, web sitesi üzerinde e-mail izni alınan kullanıcılara kampanyalar hakkında bildirim yapabilmek amacıyla kişisel veriler işlenmektedir.

·         Web sitesi e-bayi sistemi üzerinden online tahsilat süreçleri yürütülmektedir.

·         Şirketin satın alma, satış ve sipariş, lojistik süreçlerinin yürütülmesi faaliyetleri çerçevesinde, bu sürece katılan ilgili kişilere ilişkin kişisel veriler iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, sipariş süreçlerinin yürütülmesi gümrük işlemlerinin yapılması, lojistik ve taşımacılık faaliyetlerinin takibi amaçlarıyla işlenebilmekte ve bu sürece dahil olan üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir. Bu durumda ek önlemler alınmaktadır.

·         Müşteri memnuniyetine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi sırasında talep ve şikayetlere geri dönüş yapılabilmesi amacıyla kişisel veriler işlenebilmekte, üçüncü kişilerle paylaşılmamaktadır.

·         Bilgi teknolojileri faaliyetleri kapsamında, Şirket üçüncü taraf olan hizmet sağlayıcılarından sunucu, yazılım, donanım , bakım desteği almakta olup, gerekli güvenlik önlemleri alarak kişisel verileri paylaşabilmektedir. Şirket tarafından kullanılan yazılım ve donanımlar yoluyla kişisel veriler işlenebilmekte ve elektronik ortamda da saklanabilmektedir.  

·         İletişim, e-posta ve internet trafiğinin takibi faaliyetleri çerçevesinde e-posta içerikleri ve gönderilme tarihi gibi tüm veriler ve Şirket tesis ve yerleşkelerinde sağlanan internet erişimine ilişkin 5651 5651 Sayılı Kanun Kapsamında Internet Erişim Kaydı Tutulmasına Yönelik Kanun nedeniyle tüm internet trafiği bilgileri Şirket tarafından takip edilebilmekte ve gerektiğinde işlenebilmektedir.

·         Güvenlik kameraları ile Şirket binalarının ve yerleşkelerinin bazı bölümleri izlenebilmektedir.

·         Finans ve muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi çerçevesinde, bankalar ile sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, ödemelerin yapılması, beyannamelerin verilmesi, faturaların kesilmesi, işlenmesi, tahsilatların yapılması, şirket yönetim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, mali denetimlerin yaptırılması, teşvik süreçlerinin yürütülmesi, noter ve benzeri kamu kurum kuruluşları ile süreçlerinin yürütülmesi sırasında kişisel verileriniz işlenebilmekte ve paylaşılabilmektedir. Bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için Şirket üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarından yazılım desteği almaktadır.

4.               ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME

 

 

5.               FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

2.1.        Veri Sahipleri

Politika kapsamındaki veri sahipleri, Şirket tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Şirket çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:

VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ			AÇIKLAMA
1.	Çalışan Adayı	Şirket’e CV göndererek veya başka yöntemlerle iş başvurusu yapan gerçek kişiler
2.	Çalışan Aile	Şirkette çalışanların aile bireyleri
3.	Stajyer	Şirkette yasal olarak staj yapan çalışanları
4.	Müşteri Çalışanı	Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler veya sözleşmesel ilişki olan müşterilerin çalışanları
5.	Müşteri Yetkilisi	Tüzel kişi müşterilerin yetkilileri veya gerçek kişi müşterinin kendisi
6.	Müşteri	İnternet üzerinden veya mağazalardan direkt mal ve hizmet satılan gerçek kişi
7.	Tedarikçi Çalışanı	Şirketin ürün veya hizmet aldığı şirketlerin çalışanları
8.	Tedarikçi Yetkilisi	Şirketin ürün veya hizmet aldığı şirketlerin yetkilileri
9.	Yönetim Kurulu	Şirket'in yönetim kurulu üyesi gerçek kişiler
10.	Hissedar	Şirket'in hissedarı/ ortağı gerçek kişiler
11.	Üçüncü Kişi	Yukarıda yer verilen veri sahibi kategorileri ile Şirket çalışanları harici gerçek kişiler
12.	Ziyaretçi / Web Ziyaretçi	Şirket binasına giriş yapan üçüncü kişiler, ile web sitesini ziyaret eden kişiler

 

Veri sahibi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. Veri sahibinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde veri sahibi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.

2.2.        Kişisel Veri İşleme Amaçları

Şirket tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

·         Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

·         Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

·         Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

·         Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

·         Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

·         Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

·         İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

·         İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         İ̇letişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

·         Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

·         Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi

·         Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

·         Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi

·         Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Talep / Şikayetlerin Takibi

·         Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

·         Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

 

 

 

2.3.        Kişisel Veri Kategorileri

Şirket tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU	AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi	Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair tüm bilgiler ve unvan, plaka
İletişim Bilgisi	Telefon numarası, adres, e-mail gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler
Özlük	Çalışanların özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler (kanunen ve işyeri politikaları gereği özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge) Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Mal bildirimi bilgileri, Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetleri kapsamında dağıtılacak KKD için alınan beden bilgisi, kişilik ve liderlik testi sonuçları
Hukuki İşlem	Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler
Müşteri İşlem	Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler
Fiziksel Mekan Güvenliği	Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler
İşlem Güvenliği	Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz
Risk Yönetimi	Bilgi güvenliğine ilişkin veriler
Finansal Bilgi	Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler,
Mesleki Deneyim	Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerin tecrübelerine ilişkin veriler
Pazarlama	Anket, pazarlama çalışmaları sonucunda elde edilen veriler, çerez kayıtları vb. veriler
Görsel ve İşitsel Kayıtlar	Şirketimizde tutulan kamera kayıtları, fotoğraf veya video kayıtlarına ilişkin veriler
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri	Adli sicil kaydıdır.
Sağlık	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisidir.
Özel Nitelikli Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile özel nitelikli kişisel veridir. Yukarıda sayılanların dışında özel nitelikli kişisel veri işlenmemektedir.

 

4.       KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE

ŞARTLAR

3.1.   Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:

·         Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Şirket, kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.

·         Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Şirket tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.

·         Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Şirket, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.

·         Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Şirket tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.

·         Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Şirket tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

3.2.   Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Şirket tarafından veri sahibinin kişisel verileri, veri sahibinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:

·         Kişisel veri sahibinin açık rızasının sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.

·         Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Şirket tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Şirket, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.

·         Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.

·         Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile Şirket arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.

·         Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Şirket, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.

·         Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak Şirket tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.

·         Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, Şirket zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.

·         Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Şirket tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Şirket öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.

3.3.   Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

Şirket, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:

·         Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin açık rıza vermesi halinde veya kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.

·         Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına bakınız.

6.               KİŞİSEL VERİLERİN

7.               AKTARILMASI

Şirket, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.

·         Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Şirket tarafından aktarılabilmektedir.

·         Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, kişinin açık rızası olmadığı hallerde, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla Şirket tarafından kişisel verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.

Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli ülkelerden olmaması halinde, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul’un bu işleme izin vermesi ile Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından (bakınız Politika 3. Başlık) en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.

Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Şirket, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:

 

PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİZASYONU	KAPSAM	AKTARIM AMACI
Kanunen Yetkili Kamu Kurumu	Hukuken Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları	İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı
Kanunen Yetkili Özel Kurum	Hukuken Şirket’den bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişiler	İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak verilerin paylaşımı

 

 

PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİZASYONU	KAPSAM	AKTARIM AMACI
Kanunen Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları	Hukuken Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlar	İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı
Özel Hukuk Gerçek/Tüzel Kişileri	Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri	Hizmetin sağlanabilmesi amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması
Herkese açık	Sosyal Medya, Web Sitesi, Şirket görsel/basılı yayınları	İlgili kişinin onayı olması halinde belirtilen amaçlarla sınırlı ölçüde veri paylaşımı
Tedarikçiler	Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri	Hizmetin alınabilmesi amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması

 

Şirket veri aktarımını aşağıdaki amaçlarla ve hukuki sebeplere dayalı olarak gerçekleştirmektedir;

 

Amaçlar

 

·         Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

·         İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

·         Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

·         Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

·         Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi

·         Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

·         Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

 

Hukuki Sebepler

 

1.     Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi

2.     Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması

3.     Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması

4.     Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması

5.     Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması

 

6.               VERİ SAHİPLERİNİN

 

7.               AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir.  İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;

·         Kişisel verilerinizin işlenme amacı için lütfen Politika’nın 2.2. bölümünü inceleyiniz.

·         Kişisel verilerinizin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı için lütfen Politika’nın 4. Bölümünü inceleyiniz.

·         Fiziki veya elektronik ortamlarda farklı kanallarla toplanabilen kişisel verilerinizi işlenmesine ilişkin şartları incelemek için lütfen Politika’nın 3.2 ve 3.3. bölümüne bakınız.

·         Veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:

·         Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

·         Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·         Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·         Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·         Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,

·         Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, www.asyahirdavat.com -aydinlatma-formu linkinden ulaşabileceğiniz Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Şirketimize iletebilirsiniz.  Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

Şirket, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte Şirket gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.

Şirket tarafından veri sahibi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak veri sahibine açıklanacaktır.

Kişisel verilerin doğrudan veri sahibinden elde edilmemesi halinde; Şirket tarafından (1) kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, (2) kişisel verilerin veri sahipleri kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, (3) kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada veri sahiplerinin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.

 

8.               KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ,

9.                YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya veri sahibinin talebi üzerine Şirket, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

 

8.               KANUN KAPSAMI VE

9.                UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR

Aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamı dışındadır:

·         Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

·         Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

·         Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç̧ teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

·         Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş̧ kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

·         Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Aşağıda sayılan durumlarda Şirket tarafından veri sahiplerine aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve veri sahipleri, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanun’da belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:

·         Kişisel veri islemenin suç̧ işlenmesinin önlenmesi veya suç̧ soruşturması için gerekli olması.

·         İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş̧ kişisel verilerin işlenmesi.

·         Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

·         Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

 

 

EK-1: TANIMLAR

TANIM
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgidir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine, mezhebe veya diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika üyeliklerine, sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ve biyometrik verilere ilişkin verileri ifade etmektedir.
Kişisel Sağlık Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi.
Veri sahibi/ İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi
Kişisel Veri İşleme Envanteri	Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu Asya hırdavat’ın kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
KVK Kanunu	24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Anayasa	2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası
KVK Kurulu	Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kurumu
KVK Kurumu	Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Politika	Asya hırdavat Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası
Şirket	Asya hırdavat Marketleri -
İş Ortakları	Şirket’nin ticari faaliyetleri çerçevesinde sözleşmesel ilişkiler kapsamında ortaklık kurduğu kişiler.

 

EK 2:

VERİ ALICI GRUPLARI
Kanunen Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları	Hukuken Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlardan; SGK ÇSGB GİB Noter Vergi Dairesi Ticaret Sicil Müdürlüğü İcra Müdürlüğü Mahkemeler Kolluk Kuvvetleri
Gerçek Kişiler ve Özel Hukuk Tüzel Kişileri	Müşteriler Pazaryeri müşterilerimiz
Herkese açık	Sosyal Medya Web Sitesi
Tedarikçiler	Nakliye Şirketleri Seyahat Acentaları Bilişim Şirketleri Avukat / Danışman Banka Denetim Şirketi Mali Müşavirlik